A nível pessoal, ter controle financeiro é fundamental para que alguém consiga crescer e evoluir a níveis financeiros. Seja poupando dinheiro, organizando gastos ou arrecadando mais capital, o controle financeiro é um ponto forte para alavancar alguém.
E isso não poderia ser diferente nos negócios, principalmente, os MEIs.
Por ser um micro empreendimento individual, é importante que o gestor não meça esforços para manter a saúde financeira da empresa, e, ao mesmo tempo, consiga focar no que importa: gerar receita.
Neste sentido, existem muitas maneiras de automatizar esse processo de controle financeiro e torná-lo mais simplificado. Para te ajudar com esse assunto, separamos tudo o que você precisa saber sobre a elaboração de um controle financeiro para o MEI, além de uma dica para automatizar essa tarefa.
Vamos juntos?
O que é o MEI?
Antes de entrarmos no tema da importância do controle financeiro, vamos te explicar o que é o regime MEI.
O Microempreendedor Individual é um tipo de empresa que foi criado no Brasil para formalizar pequenos empreendedores e oferecer a eles vantagens como registro no CNPJ, facilidade na obtenção de alvarás e, principalmente, simplificação na arrecadação de impostos.
Estabelecida pela Lei Complementar nº 128/2008 em 2009, o MEI revolucionou a formalização de negócios no país, simplificando o processo de abertura de empresas e oferecendo inúmeras vantagens para quem opta por essa forma de empreendimento.
A principal característica do MEI é a simplicidade. Para se enquadrar nessa categoria, o empreendedor deve atender a alguns requisitos específicos. Confira:
- Faturamento Anual Limitado: O MEI pode faturar até R$ 81.000,00 por ano, o que equivale a uma média de R$ 6.750,00 por mês. Essa limitação existe para beneficiar pequenos empreendedores e autônomos que não possuem grande capacidade de geração de receita.
- Atividades Permitidas: O MEI é voltado para atividades empreendedoras de pequeno porte, tais como comércio, serviços e indústria. Existem categorias específicas de atividades que podem se enquadrar no MEI, o que inclui desde vendedores ambulantes até pequenos produtores rurais e prestadores de serviços autônomos.
- Não ter Participação em Outras Empresas: O empreendedor que opta pelo MEI não pode ser sócio, administrador ou titular de outra empresa.
Agora que você já sabe os requisitos necessários para se tornar um MEI, listamos também as vantagens que vão além da simplicidade de abertura e do recolhimento dos impostos.
Confira:
- Emissão de Nota Fiscal: O MEI pode emitir notas fiscais, o que facilita a formalização de parcerias comerciais e aumenta a credibilidade perante os clientes.
- Proteção Previdenciária: O MEI e seus familiares têm acesso à previdência social, o que inclui aposentadoria por idade, auxílio-doença e outros benefícios previdenciários ao pagar os tributos mensais, chamado de DAS.
- Isenção de Impostos Federais: O MEI fica isento de diversos impostos federais, como Imposto de Renda, PIS, Cofins, IPI e CSLL.
- Baixo Custo de Manutenção: O MEI paga um valor fixo mensal (DAS), que engloba o INSS e os tributos estaduais e municipais, reduzindo significativamente os custos operacionais.
- Facilidade na Abertura de Conta Bancária: Com o registro como MEI, é mais fácil abrir uma conta bancária empresarial e separar as finanças pessoais das empresariais.
- Acesso a Crédito e Benefícios: O MEI tem acesso facilitado a linhas de crédito e pode participar de licitações públicas.
Entretanto, todas essas facilidades listadas não isenta um MEI de ter que cuidar do controle financeiro, afinal, esse tipo de prática vai elevar as estratégias envolvendo o dinheiro do empreendimento.
Mais do que isso, controle financeiro também poupa tempo através da organização do profissional MEI.
Para te ajudar a entender a importância do controle financeiro neste regime, acompanhe o próximo tópico!
Por que ter um controle financeiro?
Como falamos anteriormente, ter controle financeiro vai muito além de simplesmente acompanhar receitas e despesas: essa é uma ferramenta valiosa para alcançar estabilidade financeira e prosperidade a longo prazo.
Mas, mais do que isso, existem mais pontos cruciais que uma empresa só consegue fazer de maneira eficiente se tiver controle financeiro.
O primeiro deles é estabelecer metas financeiras, afinal, quando você sabe exatamente onde está financeiramente, pode definir objetivos realistas. O controle financeiro fornece a estrutura necessária para monitorar o progresso em direção aos objetivos da empresa e fazer os ajustes necessários ao longo do tempo.
Além disso, o controle financeiro ajuda a gerenciar e evitar o endividamento. Afinal, quando você sabe exatamente quais são suas obrigações financeiras e compromissos de pagamento, é possível tomar decisões mais informadas sobre aquisição de dívidas.
Outro ponto importante, é que o controle financeiro pode ajudar na criação de estratégias para reduzir dívidas existentes. Já que, para evitar o excesso de endividamento, é preciso economizar dinheiro em juros e garantir que suas finanças permaneçam saudáveis.
Um controle financeiro ajuda a criar uma reserva para lidar com emergências financeiras, como problemas de saúde, reparos no negócio ou outras eventualidades sem recorrer a empréstimos com taxas de juros elevadas.
Quais são as vantagens de ter um controle financeiro sendo MEI?
Agora que você já sabe porque ter um controle financeiro de maneira geral, separamos algumas vantagens sobre como essa prática pode beneficiar seu negócio diretamente!
Acompanhamento das Finanças
A capacidade de acompanhar de perto suas finanças é uma das maiores vantagens de um controle financeiro, afinal, ele envolve a manutenção de registros detalhados de todas as transações financeiras do seu negócio, incluindo receitas e despesas.
Ter um histórico financeiro atualizado permite uma compreensão clara da saúde financeira do seu negócio em tempo real.
Dessa forma, você pode identificar tendências, determinar se seu negócio está crescendo ou encolhendo e tomar medidas proativas para ajustar suas operações com base nos dados financeiros reais.
Isso é essencial para manter seu negócio nos trilhos e evoluir de forma consistente.
Tomada de Decisões
Conforme o negócio se desenvolve, muitas vezes um MEI será responsável por tomar uma série de decisões críticas para o empreendimento. Neste caso, isso inclui decisões sobre investimentos, expansão, contratação de funcionários, compra de equipamentos e muito mais.
Com informações financeiras precisas à sua disposição, você pode tomar decisões mais embasadas.
Por exemplo, se você souber que seu negócio está gerando mais receita do que despesas, já sabe que é hora de considerar investir em melhorias, como aquisição de equipamentos mais avançados.
Evitar Endividamento
A lógica é simples: quando você mantém um registro claro de suas finanças, é mais fácil identificar se está gastando mais do que ganha ou se está acumulando dívidas.
Os MEIs têm obrigações financeiras mensais, como o pagamento do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Um controle financeiro adequado ajuda a garantir que você reserve fundos suficientes para cumprir essas obrigações e evitar atrasos que podem resultar em multas e juros.
Cumprimento de Obrigações Fiscais
Mesmo com as facilidades, um MEI também tem que cumprir com suas obrigações fiscais, incluindo a emissão de notas fiscais, pagamento do DAS e a apresentação da Declaração Anual do Simples Nacional (DASN).
Neste sentido, manter um registro organizado de todas as suas transações financeiras facilita a geração de relatórios fiscais precisos. Isso não apenas ajuda a evitar problemas com a Receita Federal, mas também simplifica o processo de apresentação de suas obrigações fiscais, economizando tempo e esforço.
Planejamento Financeiro
Outra vantagem de ter um controle financeiro como MEI é a capacidade de planejar o futuro do seu negócio.
Como? É simples! Com base nas informações financeiras que são registradas frequentemente, você pode estabelecer metas financeiras realistas e criar um plano estratégico para alcançá-las.
Neste sentido, você pode ser mais assertivo em metas de receita, a definição de orçamentos para despesas futuras, o desenvolvimento de estratégias de marketing e vendas e a identificação de oportunidades de crescimento.
Economia de Impostos
Manter um controle financeiro adequado pode ajudar a identificar oportunidades para economizar em impostos. Como MEI, você já se beneficia de um regime tributário simplificado, mas ainda existem estratégias que podem reduzir sua carga tributária.
Por exemplo, ao rastrear suas despesas de negócios, você pode identificar deduções fiscais legais que ajudam a reduzir sua base tributável. Isso pode incluir despesas com aluguel, aquisição de materiais e equipamentos, transporte e outras despesas relacionadas ao seu negócio.
Além disso, ao manter um controle eficaz do fluxo de caixa, você pode otimizar o momento dos pagamentos de despesas para minimizar seu impacto fiscal. A economia de impostos resultante pode ser reinvestida no seu negócio ou economizada para futuros investimentos.
Previsibilidade
A previsibilidade é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Um controle financeiro adequado fornece essa previsibilidade, permitindo que você tenha uma ideia clara de suas finanças futuras.
Você pode criar projeções financeiras com base em dados passados e metas futuras, o que ajuda a planejar com antecedência e tomar medidas para evitar surpresas desagradáveis.
A capacidade de prever suas finanças também é valiosa ao lidar com flutuações sazonais nos negócios, permitindo que você se prepare adequadamente.
Crescimento Sustentável
Manter um controle financeiro como MEI é um passo importante em direção ao crescimento sustentável do seu negócio. Acompanhar suas finanças ajuda a identificar áreas de seu empreendimento que estão prosperando e aquelas que precisam de ajustes.
Com base nessa informação, você pode tomar medidas para expandir seu negócio de forma sustentável.
Por exemplo, se você identificar que uma linha de produtos ou serviços específica está gerando lucros consistentes, pode direcionar mais recursos e esforços para expandir essa área. Por outro lado, se estiver enfrentando dificuldades em uma parte do seu negócio, poderá tomar medidas corretivas ou considerar estratégias alternativas.
O crescimento sustentável não se trata apenas de expandir as receitas, mas também de gerenciar os custos de maneira eficaz. Ter um controle financeiro ajuda a encontrar um equilíbrio entre receitas e despesas, garantindo que o crescimento não resulte em problemas financeiros.
Controle de Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é a vida financeira de qualquer negócio, e um controle financeiro eficaz é essencial para monitorá-lo de perto. O fluxo de caixa é a diferença entre o dinheiro que entra no seu negócio (receitas) e o dinheiro que sai (despesas).
Manter um controle rígido do fluxo de caixa ajuda a evitar problemas de liquidez, como a incapacidade de pagar fornecedores, funcionários ou contas de serviços públicos. Isso também permite que você identifique os períodos de maior e menor entrada de dinheiro, o que pode ser útil para o planejamento financeiro.
Se você souber quando ocorrerão as variações no fluxo de caixa, poderá tomar medidas para lidar com essas situações. Isso pode incluir a criação de uma reserva de emergência ou o ajuste do calendário de pagamentos.
Documentação Legal
Manter um controle financeiro eficaz também é importante para a documentação legal do seu negócio. Como MEI, você é obrigado a manter registros das suas transações financeiras por pelo menos cinco anos. Ter registros organizados e precisos facilita o cumprimento dessa obrigação.
Além disso, quando necessário, esses registros financeiros podem ser utilizados para comprovar informações junto a órgãos regulatórios ou fornecedores.
Isso é especialmente relevante quando você precisa demonstrar seu histórico financeiro ao solicitar empréstimos, alugar um espaço comercial ou firmar parcerias de negócios.
Como as soluções vhsys podem ajudar o profissional MEI a ter um controle financeiro?
Quer tornar o controle financeiro do seu MEI menos burocrático? Com o vhsys, você pode automatizar tarefas relacionadas ao universo financeiro do seu negócio.
Assim, você poupa tempo e mantém os esforços concentrados em fazer a sua empresa vender mais.
Mas, como o vhsys faz isso? Veja algumas funcionalidades que ajudam o MEI a ter controle financeiro:
- Emissão de Notas Fiscais
Além disso, o SoftGestor também oferece a função de emitir notas fiscais pelo ERP, assim, essa tarefa fica cada vez mais fácil e rápida, garantindo que você cumpra suas obrigações fiscais de forma eficiente e esteja em conformidade com a legislação.
- Controle de Estoque
Para os MEIs que vendem produtos, o controle de estoque é fundamental, afinal, estoque bem controlado também resulta no financeiro.
Neste sentido, o vhsys oferece recursos de gerenciamento de estoque que ajudam a controlar o inventário, monitorar a disponibilidade de produtos e evitar problemas de escassez ou excesso de estoque.
- Fluxo de Caixa
Este é um grande aliado de qualquer empreendedor: o controle de fluxo de caixa. Com o SoftGestor, é possível saber quanto dinheiro está entrando e saindo do seu negócio em tempo real. Isso ajuda a prever períodos de maior ou menor disponibilidade de caixa, facilitando o planejamento financeiro.
- Conciliação Bancária
Como você bem deve saber, a conciliação bancária é um processo fundamental para garantir que todas as transações financeiras da sua empresa correspondam às transações registradas no sistema.
Neste caso, o SoftGestor tem a Conta Integrada ao ERP que facilita as tarefas que fazem parte das obrigações bancárias, dentre elas, a conciliação bancária automática, garantindo a precisão dos registros financeiros.
